مهام وواجبات المكتبة - المكتبة المركزية

مهام وواجبات الأمانة العامة للمكتبة المركزية

لغرض قيام الأمانة العامة للمكتبة المركزية بدورها المجتمعي والأكاديمي من خلال توفير خدمات ذات جودة عالية ومتميزة لرواد المكتبة اضافة الى تبسيط الأجراءات الأدارية وانسيابية العمل ومعرفة المعنيين بدوره وواجباته ومهامه من مسؤولي الشعب والوحدات ودورهم ومسؤولياتهم لتقديم خدمات بطريقة مثالية تنعكس ايجابا على نجاح المكتبة والأرتقاء بمستوى اداؤها لتحقيق أهدافها وبناء ثقافة تقوم على التركيز على المستفيدين من المكتبة تم وضع مهام وواجبات كل شعبة ووحدة وضرورة اتباعها والعمل على تحقيقها وتقديم المقترحات في ضوء التغيرات الحاصلة

مهام وحدة السكرتارية

• ادارة مكتب السيد مدير الامين العام للمكتبة وتقديم البريد وتسجيله ضمن سجلات خاصة بالوحدة.
• متابعة البريد الالكتروني وشؤون المواطنين.
• تنظيم المواعيد لاستقبال الضيوف وتنظيم مقابلاتهم للسيد الامين العام وكل من لديه معاملات تتطلب مقابلة السيد الأمين العام والترحيب بهم.
• تنظيم مواعيد الاجتماعات الدورية مع مدراء الوحدات والشعب في المركز.
• إعداد التقرير اليومي بالحضور والانصراف ( البصمة الالكترونية).
• تحرير وطباعة الكتب السرية الخاصة بمكتب السيد مدير الامين العام للمكتبة.
• استقبال جميع المراجعين وتوجيههم ومساعدتهم وتسهيل مهمتهم في انجاز احتياجاتهم وتحديد مواعيد المقابلات.
• تنظيم الكتب من شعبة الموارد البشرية وتسجيلها سجل خاص بوحدة السكرتارية والقلم السري بعد التاشير عليه من قبل السيد الامين العام للمكتبة المركزية.
• تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية.
• استقبال مكالمات الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني.
• تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات.
• حضور الاجتماعات وإعداد تقارير تلخِّص نتائج مجريات وقرارات الاجتماع.
• طباعة وكتابة التقارير.
• التواصل مع الأقسام المختلفة في المكتبة.

وحدة الدراسات والتخطيط

تحديث قاعدة بيانات التدريسيين والموظفين للمكتبة والاجابة عن الكتب الرسمية الواردة من رئاسة الجامعة اضافة الى عمل احصائية سنوية و شهرية تخص الوحدة.

وحدة الرقابة والتدقيق المالي

القيام باعمال تدقيق سجلات وحدة الحسابات والاوامر الادارية الخاصة بالحسابات ورواتب الموظفين وميزان المراجعة الشهري وتدقبق الموجودات المخزنية الثابتة ومطابقتها مع سجلات المخزن ومراجعة بيان الاقيام الزوجية العام والخاص بموظفي المكتبة.

وحدة ضمان الجودة

• انجاز ملفات تقييم اداء كافة التدريسيين العاملين في المكتبة سنوياً وارسال التقييم السنوي للتدريسيين الى قسم ضمان الجودة في رئاسة الجامعة بعد انتهاء العام الدراسي.
• أنجاز ملفات تقييم اداء القيادات العليا.
• انجاز ملفات تقييم جودة اداء الموظفين السنوي على الملاك الدائم ( التدريسيين وغير التدريسيين ) والموظفين ( المهنيين والحرفيين ) والموظفين ( السواق ، الحرس الامني ، العمال ) ومتابعتها من مسؤولي الشعب والمصادقة عليها من قبل الأمين العام للمكتبة وارسالها الى قسم ضمان الجودة في رئاسة الجامعة.
• عمل الاحصائيات الشهرية والسنوية لشعب ووحدات المكتبة.
• القيام باجراءات الترقية العلمية لتدريسي المكتبة.

الوحدة القانونية

• العمل في اللجان التدقيقية والتحقيقية المشكلة داخل المكتبة او اللجان المشكلة باوامر جامعية.
• المصادقة على التعهدات واستمارات السلف والكفالات.
• الاجابة على الكتب الرسمية الواردة من الجامعة في يخص الأمور القانونية.
• تدقيق ومتابعة صحة صدور الوثائق الدراسية لمنتسبي المكتبة بالتسنيق مع شعبة الموارد البشرية واتخاذ الاجراءات اللازمة بحق الموظفين ممن يثبت بحقهم عدم صحة صدورالوثيقة العائدة لهم واحالة الاوليات الى قسم الشؤون القانونية في رئاسة الجامعة لأتخاذ الأجراءات القانونية بهذا الخصوص.
• متابعة قضايا الارهاب التي تصيب الموظفين (استشهاد-جرح ) ومدى تثبيت حقوق المتضررين جراء ذلك.
• اضافة الى ذلك التزام الوحدة القانونية بتنفيذ التعليمات الصادرة من رئاسة الجامعة.

وحدة الاعلام والعلاقات العامة

• العمل على التعريف بأنشطة المكتبة الخارجية والداخلية من خلال التواصل مع وسائل الأعلام المحلية المختلفة .
• تقوم الوحدة التهيئة للاحتفال بالمناسبات الوطنية والقومية والأعلان عنها على موقع المكتبة ومنصات التواصل .
• تساهم الوحدة التنسيق مع دورالنشر قطريا وعربيا لأقامة معارض الكتب .
• التعريف بنشاطات الجامعة وانجازاتها والتهيئة المسبقة لها ونشرها على الموقع الرسمي للمكتبة ومنصات التواصل الاجتماعي .
• نشرالأعلانات التوعوية وكل ما يخدم القضايا التي تهم المجتمع ومتابعة البريد الالكتروني .
• الرد على استفسارات المستفيدين عبر خدمة تحدث مع امين المكتبة .
• توفير خدمة الاحاطة الجارية لتعريف المجتمع البحثي والأكاديمي بكل مايصل حديثا للمكتبة من مصادر المعلومات .
• اجراء لقاءات علمية وتصوير حلقات من برنامج مؤلف وكتاب وهو برنامج يسلط الضوء على كتاب مهم في الساحة العلمية من خلال اللقاء بمؤلف الكتاب .
• المشاركة الفاعلة في المناسبات المركزية الخاصة في الجامعة وتغطيتها اعلاميا .
• مرافقة الوفود التى تزور المكتبة من خلال اجراء لقاءات معهم وتوثيق الاعمال والنشاطات والأخبار اضافة الى المتابعة المستمرة بكل ما له صلة بالعمل الاعلامي داخل المكتبة .

وحدة مركز مصادر المعلومات

• اقامة ورش ودورات تطوير مهارات التحدث بللغة الانكليزية .
• اقامة ورش في مجالات مختلفة لرفع الوعي الثقافي والعلمي للتدريسيين والموظفين والطلاب على حد سواء .
• اقامة ورش تعريفية ببرامج التبادل الثقافي والدراسة في الخارج .
• توفير العديد من الكتب لتطوير مهارات المحادثة باللغة الأنكليزية .
• عرض افلام علمية هادفة لرفع الوعي الثقافي وتطوير مهارة الاستماع للغة الانكليزية .
• اقامة المؤتمرات والندوات والمحاضرات بالتعاون مع تشكيلات الجامعة .

شعبة الشؤون الادارية

الاشراف على الوحدات التابعة للشعبة وأستلام البريد والاطلاع عليه واجراء اللازم وتحرير المخاطبات الرسمية ومتابعة شؤون الموظفين وتوجيه موظفي وحدة الأفراد ومتابعة عملهم .

وحدة الموارد البشرية

• استلام وتسليم البريد الرسمي الوارد للمكتبة من الجامعة ومن جهات اخرى .
• متابعة الحضور والانصراف اليومي للموظفين والمتعاقدين ومتابعة الاجازات بكل اشكالها .
• تحرير الكتب حسب توجيه المدير والأجابة على الكتب الرسمية التي تتطلب الإجابة وإجراء اللازم وبحسب المضمون وهامش السيد أمين المكتبة
• متابعة المنسبين والمتمتعين باجازات طويلة والمتفرغين للدراسة .
• إدارة المخاطبات الرسمية فيما يخص بريد المكتبة وشعبها ووحداتها العاملة اتجاه الجامعة والكليات والمراكز والأقسام .
• إعداد الموقف اليومي للإجازات الاعتيادية والزمنية لموظفين المكتبة وإعداد التقرير اليومي بالحضور والانصراف ( البصمة الالكترونية ) بعد استلامه من وحدة السكرتارية والقلم السري.
• متابعة البريد الصادر ومتطلبات إجراءاته الى الجهات ذات العلاقة .
• متابعة التعاميم الصادرة من رئاسة الجامعة.
• متابعة مهام الأرشفة الالكترونية وبشكل يومي وحسب كل وارد وصادر واحتفاظ بنسخ في الأضابير الشخصية للموظفين .
• استحصال هويات الموظفين وباج الدخول إلى الحرم الجامعي وبالتنسيق مع شعبة الهويات وقسم المتابعة والتنسيق في الجامعة.
• تشكيل اللجان المتعلقة بأعمال المكتبة وتشكيل لجان الجرد الخاصة بأعمال المكتبة.
• إصدار الاوامر الادارية الخاصة لمنتسبي المكتبة فيما يتعلق بالاجازات الطويلة والقصيرة واوامر الانفكاك والمباشرة .
• متابعة سجلات الحضور والانصراف ورفع التقارير الدورية حول الاجازات الاعتيادية والزمنية الخاصة بمنتسبي المكتبة الى الأمين العام .
• تنفيذ ومتابعة هوامش الأمين العام للمكتبة .
• تنظيم الاضابير الشخصية وبالتنسيق مع مسؤول وحدة الأضابير لكافة منتسبي المكتبة وتحديثها بصورة مستمرة وبمتابعة وحدة التدقيق.
• تمثيل الشعبة في المؤتمرات والندوات العلمية والادارية والفنية ضمن نطاق اختصاص الشعبة.
• اصدارالاوامر الادارية الخاصة بالمنتسبين من التدرسيين والفنيين الاداريين(النقل/التنسيب/العلاوات/الاجازات /والاجازات المرضية والاعتيادية/وتغير العناوين)
• تهيئة وتحديث سجلات الخدمة .
• تهيئة المعلومات الخاصة بالتسكين وبالتنسيق مع رئاسة الجامعة.
• متابعة الوثائق الدراسية وصحة صدورها وبالتنسيق مع وحدة القانونية .
• اعداد استمارات العلاوات السنوية وتثبيت المعلومات المطلوبة عليها وارسالها الى الأمين العام للمكتبة للمصادقة وبعدها اصدارالاوامرالاداري بمنح العلاوة .
• اصدار اوامر الاستقالة ورفعها الى قسم الشؤون الأدارية في الجامعة لأصدار أمر جامعي بالأستقالة .
• انجاز المعاملات التقاعدية واصدار الاوامر الجامعية بالاحالة على التقاعد بناءأً على طلب الموظف من غير بالغي السن القانوني أو الاسباب الصحية.
• تدقيق طلبات اضافة الخدمات وعرضها على اللجنة المشكلة لهذا الغرض واستحصال الموافقة الرسمية على محضرها ومن ثـم اصدار الامر الاداري اللازم لذلك وارسالها الى الجامعة .
• ارسال معاملة تقاعد منتسبي المكتبة الى هيأة التقاعد الوطنية من خلال مخول بذلك لغرض منحه الحقوق التقاعدية .
• متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية المستقطعة من منتسبي المكتبة الى هيأة التقاعد الوطنية بالتنسيق مع قسم وحدة الحسابات في المكتبة.

وحدة الحسابات

• اعداد الموازنة السنوية بشكل مفصل .
• اعداد وتنظيم السجلات للسلف والامانات والمصروفات .
• اعداد وتنظيم قوائم الرواتب الخاصة بالموظف .
• حساب العلاوات والترفيعات واعداد سندات الصرف بمعاملات الشراء .
• اعداد تنظيم سندات خاصة بالاشعارات المصرفية والتمويلات للحسابات الواردة وتثبيتها في حسابات بشكل رسمي .
• تدقيق استحقاق الموظف المحال على التقاعد لرواتب الاجازات المتراكمة .
• متابعة تسديد مبالغ التوقيفات التقاعدية المستقطعة من منتسبي المكتبة و تحرير الصكوك للمعاملات المنجزة والمدققة .
• متابعة التمويل من رئاسة الجامعة والسيولة النقدية مع المصرف .
• قبض مبالغ واردات المكتبة جراء بعض الخدمات التي تقدمها بموجب وصولات قبض معتمدة لهذا الغرض و تسليم المبالغ المقبوضة وايداعها في صندوق التعليم العالي في رئاسة الجامعة .
• مسك سجل اليومية العامة ترحل اليه قيود الغلق والتسويات القيدية وتسويات السلف .
• تأييد والتاكيد على توفر التخصيص المالي قبل كل عملية صرف.
• توزيع عمل الشعبة بين المنتسبين والمتابعة المستمرة والمباشرة
• الاجابة على تقارير الجامعة وتقارير ديوان الرقابة المالية .
• توقيع كافة الكشوفات التحليلة وقوائم الرواتب وموازين المراجعة .
• اعداد الحسابات الختامية وسجل التوحيد.
• ترشيح منتسبي الوحدة الى دورات تدريبية وتاهيلية لتطوير مهاراتهم.
• أعداد ميزان المراجعة الشهري ورفعه الى القسم المالي في رئاسة الجامعة .

وحدة المخزن والتجهيزات

• أستلام المواد المشتراة من الاسواق المحلية من قبل لجنة المشتريات التابعة للمكتبة وتسلم الى لجنة المطابقة والفحص للتاكد من مطابقتها للمواصفات وسلامتها من التلف والأضرار.
• ادخالها مخزنيا وبشكل اصولي بعد اكتمال الموافقات الرسمية لعملية الادخال .
• تنظيم مستندات الاخراج والادخال المخزن .
• حفظ المواد في الاماكن المخصصة للحفاظ على جودة المواد وسلامتها من التلف والحرائق والرطوبة .
• عمل جرد سنوي لاثاث المكتبة ومطابقتها السجلات المخزنية .
• تقديم طلبات الشراء وحسب الحاجة الفعلية للمكتبة او بناءا على الطلبات المقدمة من قبل موظفي المكتبة بعد التاكد عدم توفرها في المخزن .
• احالة الطلبات للسيد امين عام المكتبة وبعد تاييد توفير التخصيص المالي من قبل وحدة الحسابات.
• تنظيم وترتيب السجلات المخزنية بشكل اصولية.

وحدة المتابعة

متابعة امن الدائرة وتنظيم دخول الزائرين والمستفيدين الى المكتبة ومتابعة اصدارباجات الدخول لعجلات للموظفين والتخاويل ومتابعة تشكيلات الدفاع المدني .

وحدة الخدمات

تختص بالأمور الخدمية ومتابعة تنظيف الدائرة وما حولها ومفاتحة الجهات ذات العلاقة لجميع الأمور المتعلقة بالبني التحتية من صيانة محطة الضغط العالي واجهزة التبريد والأنارة .

شعبة خدمات المستفيدين

تعني هذه الشعبة ﺑﺗﻘدﯾم ﺧدﻣﺎت اﻟﻣﻌﻠوﻣﺎت ﻟﻠﻣﺳﺗﻔﯾدﯾن والتي تحقق الاستخدام الامثل لمصادر المعلومات وﺳد احاجاتهم منها ومن مهام مسؤول الشعبة يحل كل ما يواجه الوحدات من صعوبات ومعوقات وتشمل مختلف الوحدات التابعة لها والتي تعني بمجالات الخدمة المتعددة الاشكال والتنوع وتتالف من هذه الوحدات اللآتية.

وحدة الاعارة

• تثبيت بطاقات الاستحقاق للكتب بعد أكمال فهرستها وتصنيفها وتهيئتها للاعارة الداخلية والخارجية
• استلام الكتب من وحدة الفهرسة وترتيبها حسب ارقام التصنيف ووضعها على رفوف المكتبة
• اصدار هويات خاصة باعارة الكتب للطلبة والباحثين من منتسبي الجامعة
• تسهيل إعارة كافة المواد المكتبية للطلاب والباحثين والتدريسيين
• تعميم تعليمات الإعارة والغرامات على جميع مكتبات تشكيلات الجامعة
• تجديد عملية استعارة الكتب
• عمل قوائم بالكتب الممزقة وارسالها الى قسم التجليد
• ارسال اشعارات خاصة بالكتب المتاخرة عند المستفيد
• عمل براءة ذمة للطالب بجميع المراحل الاولية والدراسات العليا والدكتوراه .
• المشاركة باللجان الخاصة بعمل المكتبة
• أرجاع الكتب المعارة من الطلبة والاساتذة واعادة ترتيبها على الرفوف
• المشاركة في لجان المكتبة ولجان جرد مخزن الكتب

وحدة الرسائل والاطاريح

تضم هذه الوحدة أطروحات (الدكتوراه) والرسائل الجامعية (الماجستير) باللغتين العربية والانكليزية التي ترد الى المكتبة من كافة الجامعات العراقية باعتبارها مركز لأيداع الرسائل والأطاريح الجامعية العراقية ومهامها
• استلام الاطاريح من وحدة الفهرسة والتصنيف وترتيبها على الرفوف وفق ارقام التصنيف
• تقديم خدمة الاستنساخ الورقي والالكتروني للمستفيدين.
تقديم خدمة البحث الالي للوصول السريع اليها من خلال البحث عنها بأستخدام رؤوس الموضوعات
• ادخال الرسائل الألكترونية على الحاسوب ليسهل عملية استرجاعها
• ارسال الرسائل والأطاريح الممزقة الى وحدة التجليد لغرض صيانتها

وحدة الدوريات

• استلام المجلات التي ترد للمكتبة سواء عن طريق الأهداء او الشراء للمكتبة
• فرز وتصنيف المجلات حسب التخصص وتسجيلها في سجل خاص
• انشاء بطاقة الفهرس المرئي (Invisible card)
• ترتيب المجلات على الرفوف والقيام بادخال البطاقات الخاصة بالمجلة على النظام الألي koha لسهولة البحث والأسترجاع من قبل المستفيد
• تقديم خدمة الاعارة الداخلية للمجلات لرواد المكتبة تزويد المستفيدين بالمجلات ومن ثم اعادتها الى الرف بعد الانتهاء منها
• ترتيب المجلات وارسال الممزق منها الى وحدة التجليد لغرض صيانتها

وحدة مطبوعات الامم المتحدة

استلام المطبوعات من وحدة الأهداء والتبادل والقيام بتسجيلها في سجلات خاصة والقيام باجراءات فهرسة وتصنيف المطبوعات وبالتعاون مع وحدة الفهرسة والتصنيف وترتيبها وتنظيمها على الرفوف ليسهل استرجاعها من قبل المستفيد .

وحدة الدوريات

وحدة الطباعة والاستنساخ

استساخ الكتب والمجلات والأطاريح والكتب المرجعية وجميع مصادر المعلومات التي لايسمح باخرجها من المكتبة حفاظا عليها من التلف والضياع وحسب سياسة وتعليمات المكتبة

وحدة المراجع

ترتبط هذه الوحدة أرتباطا وثيقا واتصال مباشرة مع القراء والباحثين والأجابة على استفساراتهم واسئلتهم بعد تحليلها وأرشادهم الى المصدر المطلوب وتنفيذ طلبات القراء وتحقيق رغباتهم في القراءة والبحث وإعطائهم المعلومات المباشرة في زمن قياسي وتحتوي هذه الوحدة على أمهات الكتب والكتب المرجعة اما المهام التي تقوم بها هذه الوحدة منها :-
• توجيه وإرشاد القارئ
• تهيئة وتنظيم المواد المكتبية لقسم المراجع.
• العمل بشكل مباشر مع القراء والباحثين وتحليل أسئلتهم ومساعدتهم على البحث.
• القيام بعملية ادخال بطاقات الفهرسة الخاصة بمصادر المعلومات الموجودة في الوحدة في النظام الآلي ليسهل عملية البحث والأسترجاع من قبل الباحثين ضمن قاعدة البيانات المصممة على نظام winisis .

وحدة المعلومات

اعداد دليل للمكتبة المركزية واعداد كشافات للمجلات و الببلوغرافيات وانشاء دليل لملخصات الرسائل والأطاريح الجامعية التي ترد للمكتبة

وحدة المجموعات الخاصة

وتمثل هذه الوحدة مقتنيات المكتبة من مصادر المعلومات المختلفة والتي لها قيمة تاريخية وعلمية لايمكن اعارتها او اخراجها خارج المكتبة وبامكان الباحثين الأطلاع عليها والأستفادة منها داخل اروقة المكتبة كما لايمكن استنساخها حفاطا على تلف ورقها نتيجة تقادمها
العناية بها والأهتمام بهذا الكنز التراثي من التلف والفقدان والقيام بتنظيمها وترتيبها وحفظها وصيانتها والاشراف عليها وإبرازها وعرضها في الفعاليات والأنشطة والمناسبات للأطلاع عليها من قبل الجمهور وزوار المكتبة بما لا يؤثر على سلامتها

وحدة السمعية والبصرية

تقوم وحدة السمعية والبصرية بأنشطة عديدة لخدمة الطلبة والباحثين من خلال ما تحويه من اوعية مختلفة من أفلام فيديوية ومصغرات فلمية ( المايكروفيلم-المايكروفيش – السلايدات ) اضافة الى الأجهزة التي تقوم بقراءة هذه المصادر والتي تستخدم لبث وإنتاج هذه الأوعية.
ومن مهامها
• عرض الأفلام الفيديوية العلمية للطلبة والباحثين
• باقتناء المصغرات الفيلمية ( ميكروفيلم – ميكروفيش ) التي تشتمل على الدوريات العلمية الأجنبية والمجلات والجرائد المحلية التي تصل للمكتبة عن طريق الأهداء والأطلاع عليها وتنظيمها وترتيبها وأعداد سجل خاص بها.
• القيام بتصوير المصغرات الفلمية على ورق للطلبة والباحثين بعد أطلاعهم عليها على اجهزة القراءة وحسب تعليمات وسياسة المكتبة .
• نسخ وتحويل شرائط الفيديو إلى اسطوانات (CD) .

شعبة الاجراءات الفنية

وتختص بالإعداد الفني لمصادر المعلومات من اختيار واقتناء ومعالجة فنية وترتيب وتنظيم بطاقات الفهرسة والتصنيف للكتب والاطاريح والدوريات والمجلات وتهيئتها لأدخال البيانات الببلوغرافية في النظام الآلي koha للمكتبة

وحدة الاستلام والتزويد

هي الوحدة المسؤولة عن تنمية وبناء مجموعة المكتبة عن طريق تحديد واختيار مصادر المعلومات بناءا على سد الفجوة بين مختلف المواضيع العلمية عن طريق (الشراء- الأهداء والتبادل) وتتم عملية الشراء عن طريق لجنة مشكلة للشراء بعد استلام طلبات عناوين الكتب الواردة من الكليت واساتذة الجامعة
ومن مهام الوحدة
• استلام الكتب الواردة الى المكتبة عن طريق الشراء وتدقيقها ومطابقتها مع قوائم الشراء
• تسجيل وتوثيق البيانات الببليوغرافية لمصادرالمعلومات التي ترد الى المكتبة واعطاءها تسلسل (قيد) في سجلات ورقية ويتم ختم كل مصدر بختم المكتبة
• إعطاء كلّ كتاب رقماً تسلسلياً مع توثيق العنوان والمؤلف والناشر وتأريخ الأستلام وتسجيله في سجلات خاصة
• انشاء بطاقة اولية تتظمن المعلومات الببلوغرافية للكتاب وترتيبها في الفهرس البطاقي الخاص بالوحدة
• القيام بختمها بختم وحدة التزويد اوالأستلام وتسجيل الرقم التسلسلي وتاريخ الأستلام
• استلام الرسائل والأطاريح الجامعية من طلبة الدراسات العلية وتدقيقها على الحاسوب وتسليم الطالب وصل استلام
• يتم تسليم المصدر الى وحدة الفهرسة والتصنيف ليتم فهرسة وتصنيف للقيام باجراءات فهرسة وتصنيف المصدر

وحدة الفهرسة والتصنيف

• استلام مصادر المعلومات المختلفة من وحدة الإسلام
• القيام بعملية الفهرسة الوصفية لكل مصدر
• القيام بعملية فهرسة وتصنيف مصادر المعلومات المختلفة (كتب- أطاريح)
• فهرسة المصدر فهرسة موضوعية وأعطاءها رقم تصنيف وحسب نظام التصنيف المتبع كتصنيف ديوي العشري او تصنيف مكتبة الكونكرس وأعطاء رقم تصنيف لكل مصدر
• تدوين البيانات الببلوغرافية لكل مصدر على بطاقة الفهرسة والتصنيف
• وضع ليبل او لاصق على كعب الكتاب ويدون عليه رقم تصنيف الكتاب
• ترتيب البطاقات هجائيا في الفهرس البطاقي (المولف – العنوان – راس الموضوع )
• ترتيب البطاقات هجائيا وادخالها في فهرس الرف
• تسليم المصدر الى وحدة الأعارة واتاحته للطلبة والباحثين

وحدة الأهداء والتبادل

تعتبر وحدة الأهداء من الوحدات المهمة والتي تساهم بشكل كبير في تنمية مقتنيات المكتبة من المصادر المتنوعة والتي تحصل على مصادرها من الكتب والمجلات والدوريات من مصادر مختلفة وغير محددة قد تكون حكومية او مكتبات أهلية او مؤلفين او ناشرين …… الخ وكذلك عن طريق التبادل مع جامعات ومؤسسات حكومية
تقوم هذه الوحدة
• تدقيق الكتب المهداة وتقرير مدى ملائمتها لسياسة المكتبة وتوجهاتها العلمية والبحثية
• تنظيم المجموعات المهداة واعداد سجلات مناسبة لها وتزويد المكتبة بالكتب المهداة وتسليمها
الى وحدة الستلام
• اهداء الكتب المكررة والفائض عن الحاجة الى مكتبات الكليات او جهات اخرى

وحدة صيانة المجموعات المكتبية

مهمة هذه الوحدة القيام بعملية صيانة المجموعات المكتبية وتجليد الممزق منها (الكتب والاطاريح والدوريات والمجاميع الخاصة) وترميم المواد التي تحتاج إلى صيانة, اضافة الى التعاون مع تشكيلات الجامعة في صيانة وتجليد السجلات والكتب في حال طلبها

شعبة النظم الآلي

مهمة هذه الوحدة هي بناء وتصميم انظمة الية لادارة محتويات المكتبة من كتب واطاريح ودوريات ومراجع .
كما تقوم بالاشراف والتحديث المستمر وصيانة ومعالجة النظم المستخدمة في حوسبة موجودات المكتبة والعمل على اجراء المراجعات الدورية للنظم للتعرف على الاخطاء والعقبات التي تواجه شعب المكتبة في الاستفادة منه. وتسهيل عملية البحث والأسترجاع في الفهارس الالية للمكتبة على الأنظمة االآلية التي اتاحتها المكتبة على شبكة الأنترنيت ( koha – WINISIS) او المتاحة كشبكة داخلية DSpace)) كما تقوم هذه الشعبة الأشراف الكامل على وحداتها ومتابعة العمل على الفهرس الموحد لشبكة مكتبات جامعة بغداد ومعالجاة المشاكل التي تعترض مكتبات تشكيلات الجامعة في عملية الأدخال على الفهرس www.lib.uobaghdad.edu.iq

وحدة الاسترجاع الالي

• مساعدة المستفيدين من طلاب دراسات عليا واولية واساتذة بالبحث في فهارس المكتبة الالية وحل المشاكل التي تواجه المستفيد في حالة وجود مشكلة في الحاسبة
• توفير كتب الكترونية للمستفيدين
• ادخال وتحديث وتدقيق وتنظيم البيانات على قاعدة بيانات المكتبة المحلية
• تدريب موظفي المكتبات والدوائر والمؤسسات على نظام الآلي للمكتبة koha
• ادخال وتحديث وتدقيق وتنظيم البيانات على قاعدة المكتبة المحلية
• استشهاد بعناوين الاطاريح لطلاب الدراسات العليا ,
• كما تقوم الوحدة بمساعدة الطلبة والباحثين والتدريسيين في البحث السريع وفق نظام المكتبة الآلي عن المصادر التي يحتاجون اليها والاستغناء عن بطاقات الفهارس القديمة.
• ادخال الكتب والمصادر الورقية التي ترد للمكتبة في برنامج المكتبة الرقمية
• ادخال الاطاريح الرقمية والمجلات في برنامج المكتبة الرقمية
• تسهل للباحثين سهولة البحث عن كافة المصادر الرقمية على الحاسوب وفق برنامج المكتبة الرقمية
• تزويد الباحثين برقم تصنيف الكتاب ليسهل الحصول عليه من اقسام المكتبة الأخرى

وحدة المكتبة الالكترونية

من الوحدات المستحدثة والتي لها دور فعال في تنمية مقتنيات المكتبة من كتب ورسائل واطاريح جامعية بشكلها الألكتروني عن طريق قواعد البيانات المتوفرة على شبكة الأنترنيت ويتم خزنها وتنضيمها وترتيبها بشكل يسهل عملية البحث والأسترجاع من قبل الطلبة والباحثين

وحدة المكتبة الافتراضية

القيام بتفعيل اشتراك الأساتذه والطلبة والبحثيين في المكتبة الأفتراضية العلمية العراقية واقامة الورش والدورات الخاصة بالمكتبة الأفتراضية للكليات والتعريف باهميتها ودورها في البحوث العلمية .

وحدة الانترنت

مساعدة الطلبة والباحثين للبحث بمواقع الأنترنت وقواعد المعلومات المختلفة عن مصادر المعلومات على الشبكة العنكبوتية اضافة الى ارشادهم عن كيفية الأستفادة من بوابات البحث العلمي وقواعد المعلومات المجانية .

شعبة التعليم المستمر

اعداد خطة سنوية للانشطة والدورات التدريبية والبرامج التوعوية والتثقيفية التي تقام خلال السنة والاعلان عن الانشطة الداخلية والخارجية ضمن الموقع الالكتروني الخاص بالمكتبة المركزية واستضافة الزائرين /من مراكز وكليات جامعة بغداد للتعريف بشعب واقسام المكتبة وماهي الخدمات التي تقدمها وكيفية الاستفادة منها اضافة الى التهيئة لبرامج التدريب الصيفي لطلبة الكليات والمعاهد
• تقديم خدمات تدريبية لشرائح المجتمع المختلفة
• تطوير وتدريب الكوادر البشرية والمهنية والإدارية والأكاديمية في مؤسسات الدولة المتعددة
• العمل على تحديث وتطوير مواد التدريب وأساليبه من خلال برامج متخصصة تلبي إحتياجات المجتمع
• تنظيم الدورات التدريبية في المجالات العلمية المختلفة التي من خلالها يتم تلبية احتياجات منتسبي الجامعة ومؤسسات الدولة المختلفة في بداية كل عام دراسي جديد لمواكبة التطورات العلمية.
• عقد الندوات والحلقات النقاشية وورش العمل العلمية في الموضوعات ذات الصلة بمجالات عمل مؤسسات المعلومات والمكتبات
• العمل على ترشيح التدريسين والموظفين للمشاركة في الدورات التدريبية التي تتلائم مع إختصاصاتهم.
• التعاون الفعال والبناء مع بقية مؤسسات ودوائر الدولة المختلفة والهيئات الحكومية الأخرى لخدمة متطلبات شرائح المجتمع المختلفة .
• العمل على توفير المستلزمات المطلوبة في إقامة الدورات والندوات

شعبة المكتبة المركزية في الوزيرية

تقدم الشعبة خدماتها الى كافة الطلاب وتخدم كليات مجمع باب المعظم للتخصصات الأنسانية واهم اعمالها :-
تحتوي الشعبة على وحدات واهمها الاستعلامات التي تؤدي دورها باستقبال الباحثين من تدريسيين وطلبة وارشادهم الى الوحدات التي يحتاجونها وتحتوي على وحدة التزويد والاستلام ووحدة الفهرسة والتصنيف ووحدة الاسترجاع الالي ووحدة خدمات المستفيدين والأعارة التي تقوم باعارة الكتب والاطاريح والدوريات والمراجع المطبوعات الحكومية والخرائط حيث يقوم العاملون بهذه الوحدة بمساعدة الباحثين في الوصول الى المعلومات التي يحتاجونها وكذلك مساعدتهم في ايجاد البدائل القريبة من اختصاصاتهم ليستفيدوا منها .

وحدة الأفراد

استلام البريد وكافة التعليمات والتوجيهات من قبل شعبة الموارد البشرية في الأمانة العامة للمكتبة المركزية في الجامعة واستنادا الى توجيهات الجامعة
وتهتم بشؤون الموظفين ومتابعة حضورهم وانصارفهم ورفع التقارير الخاصة بالأجازات والحضور والأنصراف الى الأمانة العامة للمكتبة المركزية في الجادرية ومتابعة ترفيعاتهم وعلاواتهم مع شعبة الشؤون الأدارية في الأمانة العامة للمكتبة المركزية من خلال مسؤول الشعبة
ارسال المخاطبات الأدارة الخاصة بالطلبات الى المكتبة في الجادرية

وحدة الأستعلامات والمتابعة

متابعة امن الدائرة وتنظيم دخول الزائرين والمستفيدين الى المكتبة ومتابعة اصدارباجات الدخول للعجلات للموظفين والتخاويل ومتابعة تشكيلات الدفاع المدني

وحدة النظم الآلية

1. مساعدة المستفيدين من طلاب دراسات عليا واولية واساتذة في البحث في فهارس المكتبة على النظام الالي المستخدم في المكتبة .
2. متابعة عمل الحاسبات في المكتبة وصيانتها وحل المشاكل التقنية التي يواجهها الموظفين خلال اداء اعمالهم او توقف الانترنت.
3. توفير كتب الكترونية للمستفيدين.
4. ادخال بيانات بطاقات الفهرس في قاعدة بيانات المكتبة وتحديثها وتدقيقها.
5. تدريب الموظفين وتطوير مهاراتهم الفنية والتقنية على استخدام النظم الالية المستخدمة في المكتبة .

وحدة خدمات المستفيدين

تعنى هذه الوحدة بتقديم خدمة للمستفيدين بمختلف التخصصات والتوجهات البحثية التي تعنى بها مجموعة شعبة المكتبة في باب المعظم وبمختلف اشكال اوعية المعلومات الورقية او الالكترونية فضلاَ عن التنسيق مع رؤساء الوحدات مباشرة لتحديد الصعوبات والمعوقات التي يواجهونها ومن ثم ايجاد الحلول المناسبة لتذليلها خدمة للمستفيدين والصالح العام.

وحدة الاجراءات الفنية

يقع على عاتق هذه الوحدة مسؤولية اعداد المطبوعات ( كتب ، اطاريح، رسائل ،…الخ) المختلفة من خلال فهرستها وتصنيفها ووضع رقم طلب على المطبوع فضلا عن اعداد بطاقات الفهرس بعد استلامها من وحدة الاستلام في المكتبة ، كذلك تثبيت بطاقات الاستحقاق للكتب بعد أكمال فهرستها وتصنيفها وتهيئتها للاعارة الداخلية والخارجية

وحدة المخزن والتجهيزات

من مهامها استلام المواد من وحدة المخزن الرئيسة في الأمانة العامة للمكتبة المركزية وفق استمارة تجهيز خاصة معدة لهذا الغرض بعد تسليم احتياجاتهم من كافة المستلزمات ومتطلبات العمل وفق مستندات اخراج مخزني ويتم ادخالها اصوليا في المخزن الخاص بحفظها والتاكد من جودتها وسلامتها ومن ثم تجهيزها الى الوحدات وحسب الحاجة الفعلية للوحدة ووفق استمارات طلب واخراجها مخزنيا

وحدة الخدمات

التاكيد على متابعة البنى التحتية واعمال التنظيف ومتابعة كافة الأمور المتعلقة ببناية المكتبة الداخلية والخرجية واعلام الأمين العام في حال وجود أي ضرر في البناية ومتابعة كافة الامور المتعلقة بتنظيف الحدائق حول بناية المكتبة